Budżet w firmie – czym jest i jak powinien wyglądać?

Jeśli przeraża Cię już samo dźwięk słowa “budżet”, to znaczy, że jesteś w odpowiednim miejscu. Nie martw się, nie będę wchodzić w żadne szczegóły. Chcę tylko trochę oswoić Cię z tym groźnie brzmiącym słowem i skłonić do zastanowienia, czy w ogóle potrzebne ci coś takiego jak budżet w twojej firmie. Dam Ci też kilka wskazówek, które pomogą Ci lepiej zapanować nad finansami w Twojej firmie.

Spis treści:

1. Po co mi budżet w małej firmie?
2. Co możesz zrobić, żeby jak najlepiej zaopiekować się finansami w Twoim biznesie?

Po co mi budżet w małej firmie?

Kiedy prowadzisz swoją firmę musisz zadbać o ogromną ilość spraw. O produkt lub usługę, o marketing, o klientów, o pracowników, strategię, własny rozwój, work-life balance i inne wynalazki.

Jednak czasem główny cel Twojego biznesu, którym jest zysk, lub jak kto woli zarabianie pieniędzy zostaje gdzieś w kącie. Bo skoro cały czas masz zlecenia, pracujesz, ogarniasz ten cały bałagan, to przecież firma musi przynosić zyski. Prawda? Nieprawda!
Okazuje się bowiem, że jeśli nie masz wglądu w to, co się dzieje z pieniędzmi w firmie, może być tak, że one gdzieś wyciekają, a Ty im na to pozwalasz. Inaczej mówiąc, że gdzieś jest dziura, którą wypływa cały strumień Twoich ciężko zarobionych pieniędzy. Jeśli Twoje jedyne działania zmierzające do zwiększenia zysków to poszukiwanie nowych klientów, albo podnoszenie cen, jesteś na dobrej drodze do zaharowania się na śmierć, albo zamknięcia firmy, która w końcu przestanie przynosić zyski.

Żeby wszystko w firmie działało jak należy, przede wszystkim musisz wiedzieć na czym stoisz. Musisz znać realne koszty Twojej działalności, musisz wiedzieć ile pieniędzy na co przeznaczasz, a ile zarabiasz. Dobrze by było wiedzieć na czym zarabiasz najmniej, a na czym najwięcej, co opłaca Ci się promować i sprzedawać, a co jest w Twoim biznesie tylko produktem, który na dłuższą metę tylko przynosi straty, bo musisz do niego dokładać.

Dobrze by było wiedzieć, czy promocje nie puszczą Cie w końcu z torbami, czy klienci płacą w terminach i tyle, ile powinni, czy są jakieś koszty, które ponosisz zupełnie niepotrzebnie, czy gdzieś możesz oszczędzić, czy jest coś, z czego możesz zrezygnować całkowicie.

Kiedy dokładnie przyjrzysz się finansom w Twojej firmie, być może zauważysz, że drobne sumy wydawane często a niepotrzebnie w skali miesiąca lub roku stają się całkiem sporą kwotą, która zmniejsza Twoje zarobki znacząco i zamiast zarabiać wychodzisz na zero.

Jeśli to takie ważne, dlaczego większość przedsiębiorców, zwłaszcza prowadzących niewielkie biznesy zupełnie ignoruje budżet firmowy? Unikamy tego tematu jak ognia, bo wydaje nam się trudny, nudny, a co gorsza, może się okazać, że wcale nie zarabiamy w naszych biznesach.

Pamiętaj o zorganizowaniu się i zaplanowaniu celi. Sprawdź tutaj

Co możesz zrobić, żeby jak najlepiej zaopiekować się finansami w Twoim biznesie?

Oto kilka wskazówek:

• oddziel pieniądze firmowe od prywatnych – większość przedsiębiorców, zwłaszcza pracujących na własny rachunek zupełnie o tym zapomina, albo nawet nie wie. Teoretycznie, jeśli jesteś zamozatrudniona, masz prawo mieć jedno konto bankowe, którego używasz do celów prywatnych oraz firmowych. W praktyce jednak możesz narobić sobie niepotrzebnie kłopotów. W razie kontroli podatkowej będziesz musiała udokumentować celowość przelewów, a być może zapłacić podatek od czynności cywilnoprawnych. Dodatkowo, wprowadzasz do swoich finansów bałagan i nie będziesz w stanie dojść do ładu. Często jest tak, że kiedy zaczynasz zarabiać więcej, wydajesz z pieniędzy firmowych więcej na cele prywatne, a później, kiedy pojawi się konieczność zainwestowania czy zapłacenia rachunków firmowych – bierzesz pieniądze z konta prywatnego.
• płać sobie pensję – wypłacanie sobie stałej kwoty co miesiąc pozwoli Ci zachować dyscyplinę w finansach osobistych. Dodatkowo pozwoli Ci to mieć jasny obraz tego, ile pieniędzy zostało Ci na inne wydatki.
• planuj – czyli zrób dokładny budżet firmy – dobrze wiedzieć na czym stoisz. Zapisuj koszty, zyski, inwestycje. Dzięki temu będziesz miała dokładny wgląd w sytuację finansową Twojej firmy, będziesz też mogła planować i przewidywać zyski na przyszłość, a także na bieżąco wprowadzać zmiany, jeśli okaże się, że gdzieś uciekają Ci pieniądze. Budżet to bardzo ważne narzędzie, które pozwoli Ci stabilnie rozwijać firmę, zwłaszcza, kiedy pojawią się problemy. To na podstawie budżetu powinnaś też podejmować ważne decyzje co do dalszego rozwoju firmy i finansowania.
• oszczędzaj – jak tylko pojawi się jakiś nadmiar gotówki, razem z nim pojawia się pokusa, żeby podnieść sobie standard życia, sprawić sobie prezent, poszaleć. Żeby jednak zapewnić sobie stabilność i bezpieczeństwo finansowe, powinnaś te nadwyżki oszczędzać. Pomyśl o zbudowaniu takiej bezpiecznej “poduszki finansowej”, odłożeniu pieniędzy na wypadek, gdyby okazało się, że przez jakiś czas Twoja firma nie będzie przynosiła oczekiwanych zysków.
• pomyśl o koncie oszczędnościowym na podatek – najlepiej by było, gdybyś z każdej faktury od razu przelewała na nie kwotę podatku, który będziesz musiała odprowadzić. I nie zakładaj, że pojawią się koszty, które zmniejszą ten podatek. Przelej tyle, ile wynika z faktury, a w momencie, kiedy przyjdzie do przelewania pieniędzy do Urzędu Skarbowego nie będziesz się wściekać na księgową ani psioczyć na prawo podatkowe, tylko przelejesz z odłożonych na tym koncie pieniędzy.
• negocjuj – być może okaże się, że możesz oszczędzić mnóstwo pieniędzy dzięki negocjacjom. Tak, wiem, to trudne. Ale może okazać się, że wygenerujesz oszczędności, które pozwolą Ci znacząco poprawić sytuację finansową Twojego biznesu.

A jak to wygląda u Ciebie? Nadal przeraża Cię słowo “budżet”?