Wielu początkujących przedsiębiorców zastanawia się, czy firma, która nie jest czynnym płatnikiem VAT, ma prawo do wystawiania faktur. W Polsce obowiązuje zasada, że przedsiębiorcy, niezależnie od statusu VAT, mogą wystawiać faktury, ale istnieją pewne różnice w ich formie oraz oznaczeniach. Faktura wystawiona przez podmiot zwolniony z VAT różni się od standardowej faktury VAT, jednak pełni tę samą funkcję – dokumentuje sprzedaż towarów lub usług. Wyjaśnimy, jakie są zasady wystawiania faktur przez firmy niebędące płatnikami VAT, jakie elementy muszą zawierać oraz jakie przepisy regulują te kwestie.
Spis treści
- Czy firma zwolniona z VAT może wystawić fakturę?
- Jakie elementy powinna zawierać faktura wystawiona przez firmę zwolnioną z VAT?
- Jakie transakcje mogą być dokumentowane fakturą bez VAT?
- Jakie są różnice między fakturą VAT a fakturą bez VAT?
- Czy warto zostać płatnikiem VAT?
- Podsumowanie
Czy firma zwolniona z VAT może wystawić fakturę?
Tak, firma, która nie jest czynnym płatnikiem VAT, ma prawo wystawić fakturę, ale jest to tzw. faktura bez VAT. Zwolnienie z VAT może wynikać z dwóch głównych przesłanek: zwolnienia podmiotowego (ze względu na niski obrót roczny poniżej 200 000 zł) lub przedmiotowego (zwolnienie ze względu na rodzaj świadczonych usług, np. usługi medyczne czy edukacyjne).
- Faktura bez VAT – zamiast stawki VAT na fakturze znajduje się adnotacja „zwolniony z VAT” lub podstawa prawna zwolnienia (np. art. 113 ust. 1 ustawy o VAT).
- Obowiązek wystawienia faktury – Firma zwolniona z VAT jest zobowiązana do wystawienia faktury, jeśli jej kontrahentem jest inna firma (B2B) lub jeśli zażąda tego klient indywidualny.
- Brak numeru VAT UE – Firmy zwolnione z VAT nie muszą posiadać numeru VAT UE, jeśli nie prowadzą transakcji zagranicznych.
Faktura wystawiona przez firmę niebędącą płatnikiem VAT jest pełnoprawnym dokumentem księgowym i może być podstawą do rozliczeń między stronami transakcji.
Jakie elementy powinna zawierać faktura wystawiona przez firmę zwolnioną z VAT?
Faktura wystawiona przez firmę, która nie jest czynnym płatnikiem VAT, musi spełniać określone wymogi formalne. Choć różni się od standardowej faktury VAT, nadal musi zawierać wszystkie kluczowe informacje niezbędne do jej prawidłowej identyfikacji.
- Data wystawienia faktury – musi jasno wskazywać dzień, w którym dokument został wystawiony.
- Numer faktury – każda faktura musi mieć unikalny numer, który pozwoli ją zidentyfikować.
- Dane sprzedawcy i nabywcy – pełna nazwa, adres oraz numer NIP obu stron transakcji (jeśli dotyczy).
- Nazwa usługi lub towaru – szczegółowy opis sprzedawanego produktu lub usługi.
- Cena jednostkowa i wartość sprzedaży – wartość netto oraz łączna wartość transakcji.
- Adnotacja „zwolniony z VAT” – powinna znaleźć się w miejscu, gdzie zwykle umieszczana jest stawka VAT.
- Podstawa prawna zwolnienia z VAT – np. „Zwolnienie podmiotowe na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT”.
Brak któregokolwiek z tych elementów może skutkować odrzuceniem faktury przez kontrahenta lub problemy podczas kontroli podatkowej.
Jakie transakcje mogą być dokumentowane fakturą bez VAT?
Nie wszystkie transakcje muszą być dokumentowane fakturą, ale w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych zwolnionych z VAT pewne zasady są jasno określone.
- Sprzedaż usług lub towarów firmom (B2B) – Faktura jest wymagana w każdej transakcji pomiędzy przedsiębiorcami, niezależnie od tego, czy sprzedawca jest płatnikiem VAT.
- Żądanie klienta indywidualnego (B2C) – Jeżeli konsument poprosi o wystawienie faktury, sprzedawca jest zobowiązany do jej wystawienia w ciągu 3 miesięcy od dnia dostarczenia towaru lub wykonania usługi.
- Usługi zwolnione przedmiotowo z VAT – W przypadku usług zwolnionych na mocy ustawy (np. usługi edukacyjne) również wystawia się faktury bez VAT.
Warto pamiętać, że faktury dokumentujące sprzedaż muszą być przechowywane przez przedsiębiorcę przez okres pięciu lat od końca roku podatkowego, w którym zostały wystawione.
Jakie są różnice między fakturą VAT a fakturą bez VAT?
Faktura VAT i faktura wystawiona przez firmę zwolnioną z VAT różnią się przede wszystkim w sposobie prezentowania wartości podatku VAT.
- Stawka VAT: Na fakturze VAT widnieje informacja o stawce VAT (np. 23%, 8%, 5%), podczas gdy na fakturze bez VAT pojawia się adnotacja „zwolniony z VAT”.
- Podstawa prawna: Faktura bez VAT zawiera odniesienie do odpowiedniego przepisu zwalniającego z VAT (najczęściej art. 113 ust. 1 ustawy o VAT).
- Możliwość odliczenia VAT: Faktura VAT daje możliwość odliczenia podatku naliczonego nabywcy, natomiast faktura bez VAT nie daje takiej możliwości.
Mimo tych różnic obie faktury są pełnoprawnymi dokumentami księgowymi i spełniają swoją funkcję w procesie rozliczeń podatkowych oraz księgowych.
Czy warto zostać płatnikiem VAT?
Decyzja o byciu płatnikiem VAT powinna być przemyślana i zależy od specyfiki działalności firmy. Zwolnienie z VAT pozwala na uproszczoną księgowość i unikanie konieczności naliczania podatku od sprzedaży, ale z drugiej strony odbiera możliwość odliczania podatku VAT od zakupów firmowych.
- Korzyści ze zwolnienia z VAT: Prostsza księgowość, brak konieczności rozliczania podatku VAT, niższe ceny dla klientów indywidualnych.
- Wady zwolnienia z VAT: Brak możliwości odliczenia podatku VAT od zakupów, mniejsza konkurencyjność w sektorze B2B, gdy kontrahenci chcą odliczyć VAT.
- Próg obrotów: Po przekroczeniu 200 000 zł rocznego obrotu przedsiębiorca jest zobowiązany do rejestracji jako czynny płatnik VAT.
Każdy przedsiębiorca powinien indywidualnie ocenić, która opcja jest dla niego bardziej korzystna, biorąc pod uwagę charakter prowadzonej działalności i strukturę swoich klientów.
Podsumowanie
Firma, która nie jest czynnym płatnikiem VAT, może wystawiać faktury, ale są to faktury bez VAT, zawierające odpowiednią adnotację o zwolnieniu z podatku. Proces wystawiania takich faktur jest stosunkowo prosty, jednak wymaga znajomości obowiązujących przepisów oraz dbałości o szczegóły formalne. Przedsiębiorcy powinni również regularnie analizować swoją sytuację finansową i zastanowić się, czy rejestracja jako czynny płatnik VAT nie przyniesie im większych korzyści. W każdej sytuacji warto również skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym, aby uniknąć błędów i skutecznie zarządzać zobowiązaniami podatkowymi.
