W relacjach między pracodawcą a pracownikiem mogą pojawić się sytuacje, w których pracodawca chce obciążyć podwładnego kosztami związanymi z jego pracą. Może to dotyczyć szkód w mieniu firmy, braków w kasie, nieprawidłowego wykonania obowiązków czy innych strat poniesionych przez pracodawcę. Czy jednak firma ma prawo do takich potrąceń? Jakie przepisy regulują tę kwestię i w jakich przypadkach pracodawca może egzekwować zwrot kosztów od pracownika?
Spis treści:
- W jakich sytuacjach firma może obciążyć pracownika kosztami?
- Czy pracodawca może potrącić kwoty z wynagrodzenia pracownika?
- Jak pracodawca może dochodzić zwrotu kosztów od pracownika?
- Kiedy pracownik nie ponosi odpowiedzialności za szkody?
- Podsumowanie
W jakich sytuacjach firma może obciążyć pracownika kosztami?
Zgodnie z Kodeksem pracy, pracownik ponosi odpowiedzialność za swoje działania w zakresie wykonywania obowiązków służbowych. Nie oznacza to jednak, że pracodawca ma prawo dowolnie potrącać z wynagrodzenia pracownika koszty wynikające z jego błędów czy niedopatrzeń.
Najczęstsze sytuacje, w których firma może próbować obciążyć pracownika kosztami:
- Szkody wyrządzone przez pracownika w mieniu pracodawcy – jeśli pracownik zniszczy sprzęt, narzędzia pracy lub inne dobra firmy, pracodawca może dochodzić od niego odszkodowania.
- Braki kasowe w pracy na stanowisku kasjera – jeśli pracownik odpowiedzialny za obrót gotówkowy nie zgadza się na odpowiedzialność materialną w umowie, jego obciążenie kosztami może być trudne.
- Nieprawidłowe wykonanie obowiązków skutkujące stratami – np. błędy w dokumentach, które prowadzą do kar finansowych lub opóźnień w realizacji zamówień.
- Niezwrócenie służbowego sprzętu – jeśli pracownik po zakończeniu pracy nie odda telefonu, laptopa czy innych narzędzi, pracodawca może domagać się rekompensaty.
- Koszty szkolenia, jeśli pracownik odejdzie z firmy przed upływem określonego terminu – jeśli umowa przewidywała zwrot kosztów szkolenia w razie wcześniejszego rozwiązania stosunku pracy, firma może zażądać zwrotu.
Choć istnieją sytuacje, w których firma ma prawo domagać się rekompensaty, potrącenie tych kwot z wynagrodzenia pracownika bez jego zgody jest ściśle regulowane przez prawo.
Czy pracodawca może potrącić kwoty z wynagrodzenia pracownika?
Pracodawca nie może samodzielnie, bez zgody pracownika, potrącić z jego wynagrodzenia dowolnej kwoty, nawet jeśli jest przekonany, że pracownik ponosi odpowiedzialność za stratę. Kodeks pracy precyzyjnie określa, kiedy i w jaki sposób można dokonać potrąceń.
Potrącenia, które można dokonać bez zgody pracownika:
- Zaliczki wypłacone pracownikowi – jeśli pracownik otrzymał zaliczkę na poczet wynagrodzenia, może ona zostać automatycznie odliczona.
- Kary pieniężne przewidziane w Kodeksie pracy – np. za nieprzestrzeganie zasad BHP lub nieusprawiedliwioną nieobecność.
- Składki na ubezpieczenie społeczne i zaliczki na podatek dochodowy – są potrącane automatycznie zgodnie z przepisami.
- Egzekucje komornicze – pracodawca ma obowiązek potrącać określoną kwotę na poczet długów pracownika, jeśli wpłynęło do niego odpowiednie pismo od komornika.
Potrącenia wymagające pisemnej zgody pracownika:
- Zwrot kosztów uszkodzonego sprzętu lub mienia firmy – pracownik musi wyrazić zgodę na potrącenie tej kwoty z pensji. W przeciwnym razie pracodawca może dochodzić swoich roszczeń wyłącznie na drodze sądowej.
- Zwrot kosztów szkolenia – jeśli umowa przewiduje konieczność zwrotu kosztów szkolenia, ale pracownik nie zgadza się na potrącenie, firma musi dochodzić roszczeń przed sądem.
- Inne należności wynikające z odpowiedzialności materialnej – wszelkie potrącenia nieprzewidziane w przepisach wymagają pisemnej zgody pracownika.
Nieprzestrzeganie tych zasad przez pracodawcę może skutkować nałożeniem kar przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP) oraz możliwością dochodzenia przez pracownika zwrotu niesłusznie potrąconych środków.
Jak pracodawca może dochodzić zwrotu kosztów od pracownika?
Jeśli pracodawca uważa, że pracownik wyrządził szkodę, ale ten nie wyraża zgody na dobrowolne potrącenie kwoty z wynagrodzenia, firma musi skorzystać z legalnych ścieżek dochodzenia roszczeń.
Możliwe sposoby odzyskania środków:
- Ugoda z pracownikiem – w wielu przypadkach pracodawca i pracownik mogą dojść do porozumienia w sprawie zwrotu kosztów, np. w formie ratalnej.
- Wezwanie do zapłaty – jeśli pracownik nie chce dobrowolnie pokryć strat, pracodawca może wysłać oficjalne pismo z żądaniem zwrotu kwoty.
- Droga sądowa – pracodawca może pozwać pracownika o odszkodowanie, jeśli ma dowody na wyrządzoną szkodę. Sąd oceni, czy roszczenie jest zasadne i ewentualnie ustali kwotę do zapłaty.
- Potrącenie kwoty z wynagrodzenia tylko za zgodą pracownika – jeśli pracownik zgodzi się na odliczenie kwoty ze swojej pensji, można to zrobić bez dodatkowych postępowań.
Pracownik powinien pamiętać, że w przypadku sporu to pracodawca musi udowodnić winę podwładnego oraz rzeczywistą wysokość strat.
Kiedy pracownik nie ponosi odpowiedzialności za szkody?
Nie we wszystkich przypadkach pracownik musi pokrywać koszty wynikające z jego działań w pracy. Prawo pracy chroni zatrudnionych przed niesłusznymi obciążeniami finansowymi.
Pracownik nie ponosi odpowiedzialności, jeśli:
- Szkoda powstała w wyniku zwykłego użytkowania sprzętu – np. jeśli komputer czy telefon służbowy zużyje się w wyniku normalnej eksploatacji, pracodawca nie może żądać zwrotu kosztów.
- Nie udowodniono winy pracownika – to pracodawca musi wykazać, że pracownik umyślnie lub przez rażące niedbalstwo doprowadził do szkody.
- Nie było umowy o odpowiedzialności materialnej – jeśli pracownik nie podpisał umowy, w której zobowiązuje się do pokrywania braków kasowych, pracodawca nie może automatycznie żądać od niego zwrotu brakujących środków.
- Szkoda wynikała z wadliwego sprzętu lub złej organizacji pracy – jeśli np. maszyna była wadliwa, a pracownik nie miał wpływu na jej uszkodzenie, nie można go obciążać kosztami.
Podsumowanie
Firma nie może dowolnie obciążać pracownika kosztami strat czy uszkodzonego mienia. Pracodawca ma prawo dochodzić odszkodowania, ale tylko w określonych przypadkach i zgodnie z przepisami. Potrącenia z wynagrodzenia wymagają pisemnej zgody pracownika lub postępowania sądowego. Pracownik jest chroniony przed niesłusznymi obciążeniami, szczególnie gdy szkoda powstała w wyniku normalnej eksploatacji lub błędów w organizacji pracy. W razie wątpliwości warto skonsultować się z Państwową Inspekcją Pracy lub prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.
