Korekta faktury to dokument, który pozwala na poprawienie błędów w pierwotnie wystawionej fakturze lub dostosowanie jej do zmienionych warunków transakcji. W niektórych sytuacjach kupujący może zgłosić prośbę o wystawienie faktury korygującej, np. gdy została popełniona pomyłka w danych nabywcy, kwocie lub zakresie świadczonych usług.
Jednak czy sprzedawca ma obowiązek wystawić korektę faktury na żądanie klienta? Czy może odmówić, jeśli uzna, że nie ma do tego podstaw? Wyjaśniamy, kiedy firma musi wystawić korektę faktury, w jakich przypadkach może odmówić oraz co zrobić, gdy sprzedawca odmawia jej wystawienia mimo obowiązku prawnego.
Spis treści:
- Kiedy firma musi wystawić korektę faktury?
- Czy firma może odmówić wystawienia korekty faktury?
- Co zrobić, jeśli sprzedawca nie chce wystawić faktury korygującej?
- Jakie konsekwencje grożą firmie za odmowę wystawienia korekty faktury?
- Czy kupujący musi zaakceptować korektę faktury?
- Podsumowanie
Kiedy firma musi wystawić korektę faktury?
Zgodnie z ustawą o VAT, firma ma obowiązek wystawić fakturę korygującą w sytuacjach, gdy:
- Doszło do pomyłki w fakturze pierwotnej – błędne dane nabywcy, niepoprawna nazwa towaru lub usługi, nieprawidłowa stawka VAT lub inne pomyłki formalne wymagają korekty.
- Zmieniła się kwota transakcji – jeśli po wystawieniu faktury strony uzgodniły rabat, obniżkę ceny lub zwrot części zapłaconej kwoty, konieczne jest wystawienie faktury korygującej.
- Transakcja została anulowana – w przypadku zwrotu towaru lub rezygnacji z usługi sprzedawca musi skorygować pierwotnie wystawioną fakturę.
- Wystąpił zwrot towaru lub reklamacja – jeśli klient oddał towar, a wcześniej otrzymał fakturę, sprzedawca jest zobowiązany do jej skorygowania.
W takich przypadkach sprzedawca nie może odmówić wystawienia faktury korygującej, ponieważ wynika to z obowiązku prawnego.
Czy firma może odmówić wystawienia korekty faktury?
Istnieją jednak sytuacje, w których sprzedawca może odmówić wystawienia faktury korygującej, jeśli uzna, że brak jest podstaw do zmiany pierwotnego dokumentu. Dotyczy to zwłaszcza przypadków, gdy:
- Kupujący żąda korekty bez uzasadnienia – jeśli klient nie dostarcza dowodów na błąd w fakturze lub nie przedstawił zwrotu towaru, sprzedawca ma prawo odmówić wystawienia korekty.
- Faktura jest zgodna ze stanem faktycznym – jeśli na fakturze znajdują się prawidłowe dane i nie ma podstaw do jej zmiany, sprzedawca nie musi wystawiać korekty tylko dlatego, że nabywca chce np. zmienić numer NIP czy formę płatności.
- Upłynął termin na zgłoszenie korekty – niektóre firmy ustalają wewnętrzne procedury dotyczące czasu, w jakim można zgłosić prośbę o korektę faktury. Jeśli klient zgłosi się po kilku miesiącach, sprzedawca może odmówić.
- Nie ma dowodów na zwrot towaru lub reklamację – jeśli klient żąda korekty, ale nie oddał towaru ani nie wykazał zasadności zmiany kwoty na fakturze, sprzedawca ma prawo odmówić.
- Korekta dotyczy zmiany NIP na fakturze wystawionej na osobę fizyczną – zgodnie z przepisami, jeśli faktura została wystawiona na osobę prywatną, nie można jej później zmienić na fakturę na firmę. Sprzedawca ma prawo odmówić takiej korekty.
Co zrobić, jeśli sprzedawca nie chce wystawić faktury korygującej?
Jeśli firma odmawia wystawienia korekty faktury w sytuacji, gdy ma do tego prawny obowiązek, warto podjąć następujące kroki:
- Skontaktować się z księgowością firmy – czasami odmowa wynika z niewiedzy pracowników obsługi klienta. Warto porozmawiać bezpośrednio z działem księgowym.
- Powołać się na przepisy prawa – sprzedawca powinien znać ustawę o VAT i przepisy dotyczące korekt faktur. Można wskazać konkretne paragrafy regulujące ten obowiązek.
- Złożyć pisemny wniosek o korektę – formalne zgłoszenie prośby o korektę faktury wraz z uzasadnieniem i dokumentacją może ułatwić sprawę.
- Zgłosić sprawę do urzędu skarbowego – jeśli sprzedawca uporczywie odmawia wystawienia korekty mimo oczywistego obowiązku, można poinformować o tym urząd skarbowy.
- Skorzystać z pomocy prawnika lub doradcy podatkowego – w przypadku większych transakcji lub sporu z kontrahentem warto skonsultować się z ekspertem podatkowym.
Jakie konsekwencje grożą firmie za odmowę wystawienia korekty faktury?
Jeśli sprzedawca bez uzasadnionych powodów odmawia wystawienia faktury korygującej, może narazić się na konsekwencje prawne i finansowe.
- Kara ze strony urzędu skarbowego – urząd może nałożyć sankcje podatkowe, jeśli firma unika korekt faktur w sytuacjach, gdy są one obowiązkowe.
- Problemy księgowe i podatkowe – brak korekty może skutkować błędami w rozliczeniach podatkowych zarówno po stronie sprzedawcy, jak i kupującego.
- Spór z kontrahentem – odmowa korekty może prowadzić do utraty zaufania w relacjach biznesowych, a nawet do pozwu sądowego, jeśli klient poniesie straty z powodu błędnej faktury.
- Konieczność zwrotu podatku VAT – w przypadku anulowania transakcji, jeśli sprzedawca nie wystawi korekty, może być zmuszony do zwrotu nieprawidłowo naliczonego podatku VAT.
Czy kupujący musi zaakceptować korektę faktury?
W niektórych przypadkach sprzedawca nie tylko wystawia fakturę korygującą, ale również wymaga jej akceptacji przez kupującego. Dotyczy to głównie sytuacji, gdy korekta powoduje zmianę wartości transakcji, np. zmniejszenie kwoty do zapłaty lub zwrot części zapłaconych środków.
Nie każda korekta wymaga zgody nabywcy. Faktura korygująca zwiększająca kwotę podatku VAT (np. w przypadku wcześniejszego błędnie naliczonego podatku) nie wymaga akceptacji kupującego – sprzedawca może ją wystawić jednostronnie.
Jednak jeśli faktura korygująca zmniejsza podatek VAT (np. w przypadku zwrotu towaru lub udzielonego rabatu), konieczne jest posiadanie potwierdzenia jej odbioru przez nabywcę. Może to być np. podpis na dokumencie, e-mail potwierdzający akceptację lub inne dowody uzgodnienia korekty.
Warto pamiętać, że jeśli kupujący nie zgadza się na korektę, sprzedawca może nie być w stanie jej uwzględnić w swoim rozliczeniu podatkowym. W takich przypadkach kluczowe jest uzgodnienie warunków transakcji i korekty pomiędzy stronami, aby uniknąć problemów księgowych i podatkowych.
Podsumowanie
Wystawienie faktury korygującej jest obowiązkiem sprzedawcy w określonych sytuacjach, takich jak błędy w pierwotnej fakturze, zmiana kwoty transakcji czy zwrot towaru. Jednak sprzedawca może odmówić korekty, jeśli faktura jest zgodna ze stanem faktycznym, klient nie dostarczył dowodów uzasadniających zmianę lub próbuje dokonać korekty po upływie dopuszczalnego terminu.
Jeśli firma nie chce wystawić faktury korygującej mimo oczywistego obowiązku, warto skontaktować się z działem księgowości, złożyć pisemny wniosek o korektę, a w ostateczności zgłosić sprawę do urzędu skarbowego. Sprzedawcy powinni pamiętać, że odmowa korekty faktury może skutkować sankcjami podatkowymi i prawnymi, dlatego warto działać zgodnie z obowiązującymi przepisami.
