Jak założyć firmę? Instrukcja krok po kroku

O czym trzeba pamiętać zanim zarejestrujesz działalność gospodarczą? Czy założenie firmy jest trudne, skomplikowane i zajmuje mnóstwo czasu? Czy warto rejestrować firmę samemu przez Internet? Co musisz wiedzieć, zanim zarejestrujesz firmę?

 

Spis treści:

1. 1. Od czego zacząć przygodę z własnym biznesem?
2. 2. Zakładanie firmy – krok 1 – wypełnienie formularza CEIDG-1
3. 3. Rejestracja firmy w Urzędzie Skarbowym
4. 4. Zgłoszenie do ZUS
5. 5. Konto bankowe
6. 6. Zmiany w przepisach od kwietnia 2018 roku.

 

1. Od czego zacząć przygodę z własnym biznesem?

Najlepiej od pomysłu. Ale pomysł pewnie już masz i to nie jeden.

Kiedy masz już pomysł, świetnie by było zrobić też biznesplan. Wcale nie musisz pisać takiego profesjonalnego, jeśli nie starasz się o żadną dotację czy dofinansowanie.

Jednak zanim założysz firmę, musisz wiedzieć:

• jak i na czym będziesz zarabiać,
• jakie koszty musisz ponieść w związku z nową działalnością,
• w jaki sposób będziesz pozyskiwać klientów
• czy Twój pomysł biznesowy ma szanse przynieść realne zyski. Bo to jest główne zadanie firmy – ma przecież generować zyski.

Zrób sobie taki biznesplan na własne potrzeby, rozpisz, policz, zaplanuj, żeby nie okazało się za jakiś czas, że ledwo starcza Ci na ZUS, a miało być tak pięknie…

Masz już pomysł na biznes, z biznesplanu wynika, że będzie on dochodowy, czas więc oficjalnie założyć działalność….

Ale zaraz zaraz… wcale nie musisz zakładać działalności, jeśli prowadzisz drobną działalność, z której przychody nie przekraczają 50% płacy minimalnej. Taka działalność nie wymaga rejestracji ani odprowadzania dodatkowych składek ZUS, jednak w jej zakresie wystawiasz rachunki i oczywiście płacisz podatki.

Jest to jednak dobre rozwiązanie, ponieważ możesz zdobyć pierwszych klientów i rozpocząć działalność niejako “na próbę’, przekonać się, czy to, co sobie wymyśliłaś się sprawdza. Jeśli tak, klienci zaczną walić drzwiami i oknami, a Ty nagle przekroczysz próg 50% płacy minimalnej, masz 7 dni na zarejestrowanie swojej działalności jako działalności gospodarczej.

---

Nie masz pomysłu na swój biznes? Zobacz tutaj

---

2. Zakładanie firmy – krok 1 – wypełnienie formularza CEIDG-1

Rejestrację firmy najwygodniej zrobić przez Internet. Wystarczy na stronie firma.gov.pl wypełninić formularz CEIDG-1 (wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej). Od stycznia 2018 możesz założyć firmę także za pośrednictwem banku, jeśli korzystasz z bankowości internetowej.

Jak wypełnić formularz CEDIG-1?

Do wypełnienia formularza CEDIG-1 potrzebny Ci będzie kod PKD. Albo nawet kilka kodów.

Kody PKD to kody, które opisują rodzaj wykonywanej przez Ciebie działalności. Kiedy wiesz już, czym będzie zajmować się Twoja firma, po prostu wyszukujesz te kody (najłatwiej zrobisz to w tej wyszukiwarce kodów PKD) i wpisujesz je do formularza CEDIG-1.

Nie ma żadnego limitu, jeśli chodzi o ilość kodów PKD w formularzu, więc dobrze by było wpisać wszystkie, które wydaje Ci się, że będziesz mogła w przyszłości wykorzystać.

Kod danej działalności musi być wpisany w formularzu przed jej rozpoczęciem, więc lepiej zrobić to wcześniej, niejako na wszelki wypadek, niż później uzupełniać wniosek w niekończoność. Co prawda aktualizacja danych w CEDIG-1 jest zupełnie darmowa, możesz też dokonywać takich aktualizacji nieskończenie wiele, jednak z pewnością, jak już będziesz prowadzić swoją firmę, będziesz miała na głowie całkiem sporo innych istotnych spraw. Dlatego, jeśli zakładasz na przykład biuro projektowe, a przy okazji wydaje Ci się, że możesz też świadczyć usługi fotograficzne, lepiej wpisz je do wniosku teraz.

We wniosku trzeba też wpisać przeważający rodzaj działalności. Z pewnością masz jakąś wizję tego, czym głównie chcesz się zajmować, to właśnie będzie ten kod PKD. Nie przejmuj się, jeśli później okaże się, że tak naprawdę przeważa u Ciebie zupełnie inny rodzaj działalności. Ta informacja absolutnie niczego nie zmienia i do niczego nie zobowiązuje, po prostu musisz coś wybrać i wpisać.

Wybór formy opodatkowania

Do wypełnienia wniosku CEDIG-1 potrzebna Ci też decyzja, jaką formę opodatkowania wybierzesz, choć większość przedsiębiorców wybiera opcję “na zasadach ogólnych”.

Księgowość

Warto wiedzieć, czy księgowość będziemy prowadzić samodzielnie, czy przez biuro rachunkowe, ponieważ musimy zaznaczyć to we wniosku.

Jeśli nie masz zaufanego biura rachunkowego, dobrym pomysłem będzie księgowość internetowa, na przykład iFirma, która oprócz księgowości oferuje też program do fakturowania, czy CRM.

Uwaga – księgowość internetowa zalicza się tu do samodzielnego prowadzenia dokumentacji rachunkowej.

Uwaga 2! – wpis do CEDIG-1 jest bezpłatny!

Ostatnio bardzo modne jest wysyłanie do właścicieli nowopowstałych firm fałszywych informacji o konieczności opłacenia wpisu do CEDIG. Jest to oszustwo, bądź więc ostrożna.

Wniosek CEDIG-1 podpisujesz (jeśli masz podpis elektroniczny, możesz to zrobić w kilka sekund, w innym przypadku możesz wniosek wydrukować i zanieść lub wysłać do Urzędu Miasta, albo założyć Profil Zaufany w ePUAP).

 

3. Rejestracja firmy w Urzędzie Skarbowym

Jeśli założyłaś jednoosobową działalność gospodarczą i nie będziesz płatnikiem VAT, nie musisz już nic zgłaszać do Urzędu Skarbowego. Te informacje zostaną w ciągu 7 dni przekazane do Urzędu Skarbowego, a następnie Urząd Skarbowy nada Ci NIP i REGON i przekaże informację o tych numerach do CEIDG.

Jeśli jednak zakładasz spółkę, albo będziesz płatnikiem VAT, musisz wypełnić formularz VAT-R. Możesz złożyć go jako załącznik razem z wnioskiem o wpis oraz zmianę swojego wpisu w CEIDG.

Jeśli będziesz w ramach firmy handlować z UE, dokonaj od razu rejestracji VAT-UE. Pozwoli Ci to na uniknięcie płacenia obcego podatku VAT, naliczonego przez kontrahentów zagranicznych lub obciążania ich polskim podatkiem.

Uwaga – VAT-UE będzie konieczny, jeśli chcesz wykupić płatną reklamę na Facebooku.

 

4. Zgłoszenie do ZUS

Najprościej zrobić to zgłoszenie podczas rejestracji firmy, czyli we wniosku  CEIDG-1 (jeśli zakładasz firmę jednoosobową). Pamiętaj, że do ZUS musisz zgłosić się w dwóch różnych rolach – jako płatnik składek, oraz jako ubezpieczony. Do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych  zgłaszasz się na formularzach ZUS ZUA lub ZUS ZZA, a  członków swojej rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego  zgłaszasz na formularzu ZUS ZCNA.

Uwaga! Jeśli chcesz zgłosić do ubezpieczeń pracownika, zleceniobiorcę lub osobę, która z tobą współpracuje, obecnie musisz to zrobić w ZUS, a nie przez CEIDG. Od 1 stycznia 2019 r. będziesz mogła przy rejestracji firmy zgłosić do ZUS pracowników.

Jeśli nie pracujesz na etacie, a wyłącznie prowadzisz działalność gospodarczą, obowiązkowo musisz zgłosić się do ubezpieczeń zdrowotnego, emerytalnego, rentowych i wypadkowego. Do ubezpieczenia chorobowego zgłaszasz się dobrowolnie (czyli zgłaszasz się, albo nie).

Jeśli  pracujesz na etacie i chcesz założyć firmę, to w zależności od tego, jakie składki będziesz płacić, wypełniasz odpowiednie formularze. Jeśli na etacie zarabiasz więcej niż płaca minimalna, możesz płacić tylko składkę zdrowotną (formularz ZUS ZZA).

Jeśli jednak zarabiasz mniej niż płaca minimalna, albo chcesz dodatkowo opłacać składki również od działalności, składasz formularz ZUS ZUA.

Dokumenty zgłoszeniowe składasz w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia prowadzenia działalności.

 

5. Konto bankowe

Chociaż wydaje się to nieprawdopodobne, można prowadzić firmę bez konta bankowego.

Wtedy składki ZUS i podatki opłacasz na poczcie, a zwrot podatku możesz odebrać w gotówce.

Żeby z tej możliwości skorzystać musisz być mikroprzedsiębiorcą, czyli w przynajmniej jednym z 2 ostatnich lat Twój obrót netto nie może przekraczać dwóch milionów euro i nie możesz zatrudniać więcej niż 10 pracowników. Jednak jeśli dokonujesz transakcji, w których uczestniczą inni przedsiębiorcy, musisz już rozliczać się przez rachunek bankowy.

Konto osobiste czy firmowe?

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, możesz pokusić się o używanie konta osobistego do celów firmowych (i rozliczeniowych). Jest to z pewnością opcja tańsza, ponieważ konto firmowe wiąże się zwykle z wyższymi opłatami, jednak nie znam nikogo, kto by ją polecał.

W artykule o budżecie firmowym pisałam, że warto oddzielić pieniądze prywatne od firmowych.

Każdy wydatek związany z prowadzeniem firmy powinnaś udokumentować (na przykład na wypadek kontroli), poza tym nie każdy bank pozwala na używanie konta osobistego do celów firmowych (sprawdź w regulaminie, a najlepiej od razu załóż konto firmowe).

Od 1 lipca 2018 do wszystkich rachunków firmowych banki zakładają automatycznie specjalny rachunek do rozliczeń VAT (niezależnie, czy jesteś płatnikiem VAT, czy nie).

Kiedy masz konto firmowe przed zgłoszeniem działalności do CEIDG, po prostu przy wypełnianiu formularza podajesz numer rachunku.

Jeśli zakładasz konto po zarejestrowaniu działalności, numer rachunku możesz uaktualnić te dane we wniosku (za darmo).

Konto firmowe możesz łatwo założyć w mBanku – klikając poniżej:

Jeśli przyda Ci się terminal płatniczy, możesz go mieć za darmo, jeśli zdecydujesz się na konto w nestBanku (kliknij poniżej, a jeśli używasz adblocka – kliknij tymczasową zgodę na wyświetlenie strony, żeby zobaczyć szczegóły promocji)

6. Zmiany w przepisach od kwietnia 2018 roku

O kilku zmianach pisałam już wyżej, ale dodatkowo warto wiedzieć o tym, że:

Możesz bezterminowo zawiesić działalność gospodarczą i automatycznie ją wznowić

Do tej pory mogłaś zawiesić działalność maksymalnie na 2 lata. Jeśli po dwóch latach jej nie wznowiłaś, automatycznie wykreślano Twoją działalność z CEIDG. Dotyczy to wyłącznie firm rejestrowanych w CEIDG.

Jeśli znasz termin wznowienia działalności, możesz podać go już podczas jej zawieszania, wtedy nie ma potrzeby składania odrębnego wniosku, Twoja działalność zostanie wznowiona w podanym terminie.

Zawieszenie i wznowienie działalności z datą wsteczną

Nie musisz zawieszenia i zgłoszenia działalności zgłaszać wcześniej. Możesz zrobić to z datą wsteczną!

Pełnomocnik

Obecnie, jeśli chcesz załatwiać sprawy związane z Twoją firmą przez pełnomocnika, nie musisz już martwić się papierologią. Wystarczy, że wskażesz pełnomocnika we wniosku CEIDG. Będzie to traktowane na równi z potwierdzeniem pełnomocnictwa na piśmie. Wygodnie, prawda?

Rezygnacja z rozpoczęcia działalności i zmiana daty rozpoczęcia działalności

Jeśli po rejestracji firmy z jakichś powodów nie podejmiesz działalności, możesz złożyć wniosek informujący o niepodjęciu działalności gospodarczej. Na dodatek możesz to zrobić nawet po dniu wskazanym we wniosku CEIDG jako dzień rozpoczęcia działalności!

Jeśli we wniosku CEIDG wskazałaś datę rozpoczęcia działalności, która nie odpowiada stanowi faktycznemu, bo działalność rozpoczynasz wcześniej lub później, możesz uaktualnić wniosek i po prostu tę datę zmienić.

Zmiana danych we wpisie do CEIDG

Do tej pory jakąkolwiek zmianę danych musiałaś zgłaszać w ciągu 7 dni. Nowe przepisy podzieliły dane, które wpisujesz do CEIDG na dane informacyjne i ewidencyjne.

Obecnie tylko zmianę danych ewidencyjnych musisz zgłosić w ciągu 7 dni.

Dane ewidencyjne to takie dane, jak:

• imię i nazwisko,
• PESEL,
• NIP,
• REGON,
• obywatelstwo,
• PKD,
• ane kontaktowe,
• adres do doręczeń
• adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej (jeśli wpisałaś taki w CEIDG).

Jeśli zmieniły się dane informacyjne (data rozpoczęcia, zawieszenia, wznowienia, zakończenia działalności gospodarczej, NIP i REGON spółki cywilnej, zaistnienie lub ustanie wspólności małżeńskiej), możesz tę zmianę zgłosić w dowolnym momencie.

Wiem, wobec tych wszystkich przepisów, obowiązków i całej masy papierologii prowadzenie firmy wydaje się bardzo skomplikowane.

Jednak nowe przepisy powinny nieco ułatwić życie przedsiębiorcom.

Jak już zarejestrujesz swoją działalność, przebrniesz przez wszystkie formalności związane z zakładaniem firmy, zgłaszaniem wszystkiego w odpowiednich urzędach i instytucjach, pozostanie Ci już tylko pracować nad tym, żeby zdobywać klientów i zwiększać zyski.

Na początek, nawet jeszcze przed założeniem firmy polecam Ci zdobywać wiedzę o tym, jak tę firmę prowadzić, jak zdobywać klientów (najlepiej tych, którzy dobrze płacą), jak ustalać ceny, a przede wszystkim jak wyznaczać i realizować cele

Zanim założysz firmę sprawdź, czy Twój pomysł wypali.

Koniecznie przeczytaj książkę Pata Flynna: