Przechowywanie dokumentów płacowych to obowiązek, który spoczywa na każdym pracodawcy. Zgodność z przepisami dotyczącymi przechowywania tych dokumentów jest istotna nie tylko ze względu na potencjalne kontrole, ale także z uwagi na prawa pracowników. Upewnij się, jak długo należy przechowywać akta pracownicze, które dokumenty muszą być przechowywane najdłużej, a także jakie technologie mogą ułatwić ten proces.
Okres przechowywania dokumentów płacowych – co mówią przepisy?
Okres przechowywania dokumentów płacowych jest ściśle regulowany przez prawo. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracodawcy są zobowiązani do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat od momentu zakończenia stosunku pracy. Przepisy te zostały wprowadzone w 2019 roku i dotyczą zarówno dokumentacji płacowej, jak i innych akt osobowych.
Warto jednak zauważyć, że dla umów zawartych przed 2019 rokiem okres przechowywania może wynosić nawet 50 lat. Zdarza się tak, jeśli pracodawca nie zdecydował się na ich skrócenie do 10 lat poprzez złożenie odpowiednich oświadczeń i przekazanie informacji do ZUS. Dlatego tak ważne jest, aby każdy pracodawca znał dokładnie okres przechowywania obowiązujący dla konkretnych dokumentów.
Jakie dokumenty powinny być przechowywane najdłużej?
W kontekście przechowywania dokumentów płacowych, nie wszystkie dokumenty mają jednakowy okres przechowywania. Przykładowo, dokumentacja dotycząca wynagrodzeń, czyli wszelkie listy płac, karty wynagrodzeń, czy paski płacowe, musi być przechowywana przez pełny okres określony w przepisach, czyli 10 lat od zakończenia stosunku pracy.
Inne dokumenty, takie jak rozliczenia podatkowe, PIT-11, czy dokumenty związane z ubezpieczeniem społecznym, również podlegają długiemu okresowi przechowywania. Z kolei inne rodzaje dokumentacji, jak np. zgody na potrącenia z wynagrodzenia, mogą mieć krótszy okres przechowywania. W praktyce jednak wiele firm decyduje się na ich przechowywanie przez pełen okres 10 lat dla zapewnienia zgodności z przepisami.
Jakie są konsekwencje nieprzestrzegania okresu przechowywania dokumentów płacowych?
Nieprzestrzeganie okresu przechowywania dokumentów płacowych może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. W przypadku kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP) lub Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), brak wymaganej dokumentacji może skutkować nałożeniem kar finansowych na pracodawcę. Co więcej, pracownicy mogą mieć trudności z dochodzeniem swoich praw, np. przy ubieganiu się o świadczenia emerytalne, jeśli dokumentacja dotycząca ich wynagrodzeń nie została właściwie przechowywana.
Kary za nieprzestrzeganie przepisów mogą być znaczne, szczególnie jeśli brak dokumentacji zostanie uznany za działanie celowe lub rażące niedbalstwo. Oprócz kar finansowych, pracodawca może również zostać zobowiązany do pokrycia kosztów wynikających z konieczności odtworzenia brakujących dokumentów, co może być kosztowne i czasochłonne.
Jakie technologie mogą pomóc w przechowywaniu dokumentów płacowych?
W dobie cyfryzacji coraz więcej firm decyduje się na przechowywanie dokumentów płacowych w formie elektronicznej. Przechowywanie cyfrowe jest nie tylko wygodne, ale również pozwala na lepszą ochronę dokumentów przed zniszczeniem czy zgubieniem. Systemy zarządzania dokumentami umożliwiają nie tylko bezpieczne archiwizowanie dokumentacji, ale także szybki dostęp do potrzebnych danych w razie kontroli czy audytu.
Dodatkowo, technologie typu blockchain mogą zapewnić niezmienność i integralność przechowywanych dokumentów. To szczególnie istotne z punktu widzenia zgodności z przepisami. Warto również rozważyć korzystanie z usług zewnętrznych firm archiwizacyjnych, które specjalizują się w przechowywaniu dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami i oferują usługi digitalizacji.
Kiedy można zniszczyć dokumenty?
Dokumenty płacowe mogą być zniszczone dopiero po upływie okresu przechowywania określonego w przepisach, czyli zazwyczaj po 10 latach od zakończenia stosunku pracy. Warto jednak pamiętać, że zniszczenie dokumentacji powinno być przeprowadzone zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych, aby zapobiec nieuprawnionemu dostępowi do wrażliwych informacji.
Przed zniszczeniem dokumentów, dobrze jest upewnić się, że okres przechowywania został właściwie obliczony i że nie ma żadnych otwartych spraw, które mogłyby wymagać dostępu do tych dokumentów. Dokumentacja powinna być zniszczona w sposób, który uniemożliwia odtworzenie zawartych w niej informacji – na przykład poprzez jej spalenie lub zniszczenie za pomocą specjalistycznych niszczarek.
Zanim jednak zdecydujesz się na zniszczenie dokumentów, warto skonsultować się z prawnikiem lub specjalistą ds. kadr. Dzięki temu upewnisz się, że wszystkie wymagania zostały spełnione i że proces został przeprowadzony zgodnie z obowiązującymi przepisami.
