Oszczędności w firmie – 18 pomysłów do zastosowania od zaraz

Jak zacząć wprowadzać oszczędności w firmie? Po pierwsze zacznij od świadomości, że możesz oszczędzić sporo nawet w małej firmie. Nawet, jeśli wydaje Ci się, że nie masz gdzie tych oszczędności szukać, istnieje sporo sposobów na zmniejszenie kosztów, które co dzień w Twojej firmie ponosisz.

Po drugie warto pomyśleć o oszczędnościach w firmie nie tylko w momencie, kiedy brakuje Ci pieniędzy. Jeśli od początku zoptymalizujesz działanie Twojego biznesu pod kątem oszczędności i będziesz regularnie sprawdzała, czy gdzieś jeszcze da się trochę obniżyć koszty, Twój biznes będzie znacznie mniej narażony na nieprzyjemne i stresujące momenty, kiedy obawiasz się, czy w tym miesiącu uda Ci się popłacić wszystkie rachunki.

Poniżej znajdziesz sposoby na większe i mniejsze oszczędności w Twojej firmie.

Spis treści:

1. Jak oszczędzać energię w firmie?
2. Płać rachunki na czas
3. Negocjuj
4. Kupuj używany sprzęt
5. Zrezygnuj z abonamentów
6. Podziel biuro
7. Outsourcing zadań
8. Naucz się lepszego zarządzania czasem
9. Skróć czas pracy pracowników
10. Używaj opensource
11. Obniż koszty reklamy
12. Kupuj hurtowo
13. Barter
14. Darmowe szkolenia
15. Pomyśl o afiliacji
16. Zmień konto bankowe
17. Tańsze przesyłki
18. Zmień hosting
19. Pomysły na obniżenie kosztów w firmie – ciąg dalszy
20. Oszczędności w firmie produkcyjnej
21. Pomysły na oszczędności w biurze
22. Jak zaoszczędzić na pracownikach?
23. Gdzie szukać oszczędności?

1. Jak oszczędzać energię w firmie?

Co można zrobić, żeby obniżyć koszty zużycia energii w firmie?

Tutaj z pomocą przychodzi zdrowy rozsądek. Gaszenie światła, kiedy nie jest potrzebne, wyłączenie urządzeń, które pracują w trybie standby, czy choćby wymiana sprzętu na lepszą klasę energetyczną mogą przynieść Ci oszczędności rzędu kilkuset złotych rocznie.

Najprostsze sposoby na obniżenia kosztów energii:

• wymiana żarówek na energooszczędne.
• stosowanie listwy z wyłącznikiem,
• zastosowanie oświetlenia z czujnikiem ruchu,
• używanie światła dziennego tak często, jak to możliwe.

Jasne ściany i jasne meble odbijają więcej światła, więc jeśli odpowiednio zoptymalizujesz przestrzeń w biurze może się okazać, że będziesz potrzebować jeszcze mniej źródeł światła.

Być może równie dobrym sposobem na obniżenie kosztów energii w Twojej firmie okaże się zmiana dostawcy. Przejrzyj rachunki i zastanów się, ile możesz zaoszczędzić zmieniając dostawcę.

2. Płać rachunki na czas

Kiedy płacisz rachunki na czas unikasz dodatkowych kosztów związanych z odsetkami czy ponagleniami do zapłaty. Poza tym jeśli prowadzisz firmę wiesz, że to miłe, kiedy inni Tobie płacą na czas. Zgodnie z zasadą, że dobro powraca – sugerowałabym terminowe opłacanie rachunków.

3. Negocjuj

Wszędzie, gdzie tylko się da. Ja dopiero po szkoleniu z negocjacji przekonałam się nie tylko, że negocjować można wszędzie, ale też, że można na tym naprawdę sporo zaoszczędzić.

Wiem, są osoby, które nie lubią negocjować, sama do nich należałam. Jednak to niezwykle szybki sposób, żeby oszczędzić sporo pieniędzy. Nie zawsze się uda, ale warto chociaż spróbować.

Dodatkowo nawyk negocjowania pomoże Ci budować pewność siebie, zwłaszcza, jeśli jest trochę poza Twoją strefą komfortu. Takie wychodzenie ze strefy komfortu sprawia, że za każdą kolejną próbą będzie Ci łatwiej. Również w innych sytuacjach.

4. Kupuj używany sprzęt

Nie zawsze musisz mieć wszystko nowe i błyszczące. Możesz sporo zaoszczędzić kupując używany sprzęt, albo meble. Możesz kupić sprzęt poleasingowy, albo po prostu odkupić używany od innej firmy. Możesz także sprzęt wypożyczyć, zwłaszcza, jeśli będzie Ci potrzebny jedynie do kilku zleceń, albo nie masz pewności, czy kupować.

5. Zrezygnuj z abonamentów

Wszyscy mamy mnóstwo różnych zobowiązań. Płacimy abonamenty, o których czasem zupełnie zapominamy. Przejrzyj rachunki, zastanów się, z jakich usług możesz zupełnie zrezygnować, a gdzie może udać Ci się wynegocjować niższą stawkę.

6. Podziel biuro

Być może Twoja firma nie potrzebuje aż tyle przestrzeni? Zastanów się, czy możesz podzielić przestrzeń, którą dysponujesz i na przykład podnająć jej część komuś innemu. Zmniejszysz w ten sposób swoje koszty, a przy okazji firma, która skorzysta z podnajętego przez Ciebie miejsca też dostanie możliwość tańszego niż w innych okolicznościach “zakwaterowania”.

Często współdzielenie przestrzeni do pracy z kimś innym zwiększa też naszą produktywność. W USA obecnie wynajmuje się nawet osoby, które “pilnują” produktywności. Zamiast więc płacić komuś za to, żeby siedział obok i swoją obecnością dodatkowo motywował Cię do pracy, możesz zyskać taką osobę i zmniejszyć swoje koszty.

Jeśli możesz całkowicie zrezygnować z biura i na przykład przenieść się z laptopem do przestrzeni coworkingowej, to też może być świetne rozwiązanie (przy okazji – ten artykuł powstaje właśnie w takiej przestrzeni). Wiele galerii handlowych udostępnia obecnie takie przestrzenie zupełnie bezpłatnie, dlaczego więc z tego nie skorzystać?

7. Outsorcing zadań

Na pewno jedne zadania w Twoim biznesie wykonujesz szybciej, chętniej i być może nikt nie może zrobić tego za Ciebie. A są też takie, których po prostu nie znosisz, zajmują Ci strasznie dużo czasu, świat też się nie zawali, jeśli wykona je za Ciebie ktoś inny. Takie zadania staraj się delegować.

W dzisiejszych czasach zawód wirtualnej asystentki rozwija się bardzo prężnie. Znajdź asystentkę, która niewielkim kosztem wyręczy Cię z obowiązków, które tak naprawdę blokują Twój czas i moce przerobowe, które lepiej jest poświęcić na zadania, które przynoszą Ci większe zyski.

Wypisz sobie wszystkie zadania w Twojej firmie. Pogrupuj je na te, które musisz wykonać samodzielnie oraz na takie, które możesz komuś oddelegować. Wbrew pozorom możesz sporo zaoszczędzić właśnie zlecając innym osobom niektóre z tych zadań. Kiedy policzysz sobie swoją stawkę godzinową, najprawdopodobniej okaże się, że nie opłaca Ci się wykonywać zadań, które możesz zlecić komuś za znacznie mniejszą stawkę. Ty w tym czasie zajmij się tymi, które są lepiej płatne.

8. Naucz się lepszego zarządzania czasem

Im sprawniej będziesz pracować Ty i Twoi pracownicy, tym niższe będą koszty utrzymania Twojej działalności. Większa wydajność i lepsze zarządzanie czasem sprawi, że możesz zarobić więcej. Naucz się więc optymalizować i usprawniać wszelkie procesy w Twojej firmie. Możesz to zrobić online, na przykład korzystając z kursów.

9. Skróć czas pracy pracowników

Być może nie wszyscy Twoi pracownicy muszą pracować na pełny etat. Zastanów się, czy da się w jakiś sposób obniżyć koszty ich pracy, zwiększyć ich wydajność, albo po prostu wynajmować pracowników tylko na ten czas, kiedy faktycznie ich potrzebujesz.

Może też sprawdzić się u Ciebie zupełnie inny model pracy. Może nie musisz zapewniać pracownikom stanowiska pracy, jeśli będą pracować zdalnie, lub pojawiać się u Ciebie w firmie tylko wtedy, kiedy to naprawdę niezbędne – zaoszczędzisz na tym także kilka groszy.

10. Używaj opensource

Zwłaszcza na początku prowadzenia działalności zakup oprogramowania może być sporym kosztem. Zastanów się, czy naprawdę musisz korzystać z oprogramowania płatnego. Poszukaj oprogramowania typu opensource, przynajmniej na początku drogi. Ja na przykład używam pakietu Google (docs, sheets, slides itd.) zamiast płatnego Worda czy Power Pointa. Warte uwagi są również pakiety OpenOffice i LibreOffice.

Kiedy już się przyzwyczaisz, może okazać się, że oprogramowanie opensource ma więcej funkcji i zalet od płatnego. Do wysyłki newslettera możesz użyć Mailerlite. Do 1000 adresów mailowych zupełnie nic za niego nie płacisz, a rejestrując się z tego linku dostaniesz 78 zł na przyszłe powiększenie konta.

11. Obniż koszty reklamy

Reklama to spory wydatek, zwłaszcza dla małych firm. Na dodatek ciężko przewidzieć jej realną skuteczność. Jednak jeśli odpowiednio zaplanujesz swoje kanały dotarcia do klientów, możesz te koszty obniżyć, zwiększając przy tym skuteczność wszelkich akcji promocyjnych.

Żeby obniżyć koszty reklam, przede wszystkim musisz mieć świadomość, kim są i gdzie przebywają Twoi potencjalni klienci. Bez tej wiedzy inwestujesz w reklamę jakby na oślep. Przykładowo – jeśli Twoją grupą docelową są rodzice małych dzieci, a Ty wykupujesz powierzchnię reklamową w gazecie skierowanej do osób starszych, prawdopodobnie tracisz pieniądze.

Podobnie z reklamą na Facebooku – musisz odpowiednio ją stargetować, żeby nie wyrzucać pieniędzy w błoto. Pozycjonowanie strony internetowej i reklama w Adsense to często miejsca, gdzie jeśli źle wybierzesz słowa kluczowe – uciekają Ci pieniądze.

12. Kupuj hurtowo

Kiedy kupujesz hurtowo, zwykle możesz liczyć na rabat. Wykorzystaj to, w skali roku te rabaty zsumują się i dadzą większe oszczędności. Jeśli możesz sobie pozwolić na jednorazowy zakup większej ilości towarów, korzystaj z oszczędności, jakie to Ci zapewni. Rzadsze a większe zakupy pozwolą Ci też oszczędzić czas i paliwo (dojazd i zakup produktów).

13. Barter

Nie zawsze i nie za wszystko trzeba płacić gotówką. Być może znajdziesz sposób, żeby wymienić się z kimś bezgotówkowo towarem lub usługą – taką wymianę nazywamy barterową. Pamiętaj jednak, że barter również podlega opodatkowaniu i każdą taką wymianę należy rozliczyć.

14. Darmowe szkolenia

Szkolenia, jeśli poważnie myślisz o rozwoju swojego biznesu, to często bardzo duże wydatki. Zainteresuj się darmowymi szkoleniami, kursami online (oszczędzasz sporo na kosztach dojazdu, noclegu, a także nie musisz zwykle brać dnia wolnego od pracy). Poszukaj dofinansowań do szkoleń dla siebie i pracowników.

15. Pomyśl o afiliacji

Jeśli polecasz jakiś produkt albo usługę, być może jest możliwość, żeby zarobić jakiś niewielki procent na poleceniu. (Na tym blogu – również w tym artykule – znajdziesz całkiem sporo linków partnerskich, dzięki którym Ty masz często możliwość zakupu produktów lub usług taniej, a ja zarabiam dodatkowe pieniądze dzięki polecaniu tych produktów.)

Jako osoba korzystająca z polecanych usług często masz możliwość skorzystania z dodatkowego rabatu. Dlatego warto korzystać z linków partnerskich, programów afiliacyjnych, a także samemu w ten sposób polecać produkty lub usługi. (Na przykład jeśli chcesz skorzystać z pozycjonowania strony internetowej – z kodem “Szczęśliwa w biznesie” dostaniesz zniżkę, a ja dostanę też niewielką kwotę za polecenie.)

16. Zmień konto bankowe

Jeśli od lat korzystasz z jednego konta, bo tak Ci wygodnie, być może tracisz całkiem sporo pieniędzy. Sprawdź swoje opłaty za konto firmowe i zastanów się, czy może jest jakaś bardziej korzystna opcja.

Poniżej kilka ofert kont firmowych, które mogą Cię zainteresować:

• Millenium Bank – konto 3600
• Alior Bank – iKonto Biznes
• Bank Zachodni WBK – Konto Firmowe Godne Polecenia
• Konto dbNET Biznes
• IdeaBank – Konto Firma To Ja

17. Tańsze przesyłki

Jeśli korzystasz z usług poczty lub firmy kurierskiej zorientuj się, na czym tutaj możesz zaoszczędzić. Może w Twoim przypadku szybkość przesyłki nie jest aż tak konieczna? Nie zawsze musisz płacić za usługę ekspresową. Niektóre dokumenty czy przesyłki nie są wcale aż tak pilne. Może warto zainteresować się też ofertą innych firm, które świadczą usługi za mniej?

18 sposób na oszczędność w firmie – zmień hosting

O tym jak wybrać hosting dla bloga (ale także dla dowolnej strony internetowej) pisałam w osobnym artykule – ZOBACZ.

Pomysły na obniżenie kosztów w firmie – ciąg dalszy

18 pomysłów to za mało? W takim razie poniżej jeszcze kilka wskazówek, które pozwolą oszczędzić pieniądze mądrze. Warto zastanowić się, jak nie ciąć kosztów za wszelką cenę, aby w rezultacie nie wpędzić się w nieciekawą sytuację.

Tego nie rób: Podejmowanie decyzji o cięciach pod wpływem impulsu. Zbytnie poleganie na intuicji lub na tym, co robią inni przedsiębiorcy.

Zamiast tego: Poprzyj swoje decyzje analizą. Czasem może się okazać, że kroki pozornie prowadzące do oszczędności okażą się zbędnym wysiłkiem albo nawet przyniosą straty. Zleć przygotowanie analizy finansowej specjalistom. Jeśli chcesz zająć się tym samodzielnie, nie obejdzie się bez pliku w Excelu.

Tego nie rób: Działania prowadzące do obniżenia wartości produktów lub usług. Tańsze nie zawsze znaczy lepsze. Zastąpienie droższego produktu tańszym ma sens jedynie jeśli nie ma większego uszczerbku na jakości. Jeśli przez cięcie kosztów stracisz zaufanie klientów, razem z częścią kosztów, znikną także zyski.

Zamiast tego:  Szukaj okazji i staraj się znaleźć sposób, aby obniżenie kosztów nie wiązało się z niższą jakością. Być może zamówienie większej ilości danego produktu spowoduje obniżkę ceny? Może da się znaleźć tańszy odpowiednik danego produktu, który nie odstaje jakościowo? Być może dostawca jest otwarty na negocjacje?

Tego nie rób: Nieprzemyślane zwalnianie pracowników lub zmiana warunków ich pracy na mniej korzystne.

Zamiast tego: Obniżenie komfortu pracy oraz nieprzemyślana redukcja etatów może źle się odbić na funkcjonowaniu firmy. Działania takie prowadzą często do większej rotacji, a ta ciągnie za sobą dodatkowe koszty związane z rekrutacją i szkoleniem nowych osób.

Oszczędności w firmie produkcyjnej

Branża produkcyjna prężnie rozwija się dzięki nowym technologiom. Do licznych oszczędności prowadzi postępująca automatyzacja i robotyzacja. Mają w tym swój udział również maszyny CNC, czyli sterowane komputerowo narzędzia. Ich praca jest efektywna, powtarzalna i bardzo precyzyjna, co sprawia, że marnuje się mniej surowca. Inwestycja w taki sprzęt może więc się szybko zwrócić.

Pomocnym narzędziem, które pomaga w optymalizacji kosztów jest także tzw. digital twin. Cyfrowy bliźniak to technologia, dzięki której można odtworzyć całą przestrzeń zakładu produkcyjnego na swego rodzaju wirtualnej makiecie. Dzięki temu możliwej jest przeprowadzanie zaawansowanych symulacji, które pomogą w znalezieniu sposobów na oszczędzanie. Można przetestować maszynę, której zakup się planuje lub sprawdzić metodę produkcji, która w założeniu miała być bardziej opłacalna – to wszystko bez konieczności fizycznego wykonania jakichkolwiek czynności.

Bardzo istotne jest również prawidłowe zarządzanie pracą i wszelkimi procesami. Tutaj warto kierować się filozofią Lean Management. Zakłada ona przede wszystkim podział na małe drużyny, które zostają przydzielone do konkretnych zadań, szkolenia pracownicze, które poszerzają kompetencje, minimalizację czasu niezwiązanego z produkcją oraz unikanie wszelkiego rodzaju marnotrawstwa.

Pomysły na oszczędności w biurze

Wiele pomysłów z topowej osiemnastki da się zastosować w biurze. Warto jednak nadmienić, że istnieje całkiem sporo lifehacków dla przedsiębiorców, którzy pracują w biurowej przestrzeni. Oto jeszcze kilka z nich:

• Wprowadzenie e- faktur – ekologiczne i oszczędne rozwiązanie, po które sięga coraz więcej firm. Rezygnacja z papierowych faktur redukuje koszt druku oraz wysyłki.
• Księgowość online lub przy pomocy aplikacji na telefonie – to nie jest metoda, po którą sięgnie wielka korporacja, ale mała firma z niewielką ilością transakcji jak najbardziej.
• Wideokonferencja zamiast kosztownych wyjazdów w delegację.
• Networking – sprawdź, czy nie uda Ci się wynegocjować zniżek u partnerów biznesowych, z którymi masz dobre relacje.
• Drukuj dwustronnie – banalne, ale pozwala oszczędzać materiały zbywalne i realnie oszczędzać.
• Przeanalizuj koszty mediów –  być może znajdziesz tańszą ofertę internetu bądź telefonii komórkowej.

Jak zaoszczędzić na pracownikach?

Dobry specjalista jest wart każdych pieniędzy, jeśli więc wysoka wypłata przekłada się na jakość pracy, cięcie kosztów może skończyć się na rotacji oraz dokładaniu na szkolenia dla nowego, mniej doświadczonego pracownika. Jeśli jednak nie możesz pozwolić sobie na wysokie podwyżki, pomyśl o innych benefitach, które możesz zaoferować. Pracownicy doceniają również:

• opiekę medyczną oraz ubezpieczenie,
• pakiety sportowe typu karta Multisport,
• bony i świadczenia pieniężne na wakacje czy święta,
• możliwość pracy zdalnej,
• samochód służbowy.

Co więcej, istnieją grupy, z których można zatrudniać pracowników i jednocześnie na tym zaoszczędzić. Należą do nich:

• studenci i osoby uczące się do 26 roku życia,
• osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności,
• zarejestrowani bezrobotni.

Warto także rozglądać się za programami stażowymi oraz dofinansowaniami ze środków unijnych, które pozwolą zyskać pracownika i jednocześnie mniej za niego zapłacić z własnej kieszeni.

Gdzie szukać oszczędności?

Podsumowując, istnieje bardzo wiele możliwości oszczędzania w firmie. Ciekawych sposobności warto szukać zarówno wewnątrz struktury przedsiębiorstwa, jak i na zewnątrz.

Wewnątrz firmy 

Optymalizuj procesy i szukaj tańszych rozwiązań, nawet jeśli będzie to tylko zakup wydajniejszych środków higienicznych czy dwustronne drukowanie. Dobrze wykorzystaj też dostępną przestrzeń, oszczędzaj energię i jeśli możesz, pracuj zdalnie. Nie przepłacaj za biuro jeśli nie musisz. Szukaj darmowych szkoleń oraz programów, które mogą zastąpić płatne opcje. Jeśli zrobisz rzetelny bilans wydatków, łatwo zobaczysz, gdzie znajduje się pole do cięć, a co powinno zostać nienaruszone.

Na zewnątrz 

Sprawdź, które warunki Twoich współprac możesz negocjować. Deleguj zadania do wykonawców, którzy oszczędzą Twój czas i pieniądze. Staraj się także korzystać z programów stażowych, ulg podatkowych i dofinansowań, dzięki którym zyskasz pracowników, zapłacisz mniejszy podatek lub zasilisz swoją firmę znaczną kwotą.

Sprawdź czy przysługuje Ci:

• • ulga na działalność badawczo-rozwojową,
  • ulga na innowacyjnych pracowników,
  • ulga dla pracowników twórczych,
  • ulga na robotyzację,
  • ulga na prototypy,
  • ulga na ekspansję.

A jakie Ty znasz sposoby na oszczędność i optymalizację kosztów prowadzenia firmy?

Udostępnij proszę ten artykuł, jeśli uważasz, że może się komuś przydać.