Już od ostatniego kwartału 2021 roku Ministerstwo Finansów testuje wprowadzenie do obiegu możliwości korzystania z KSeF, w którym będzie można m.in. wystawić faktury ustrukturyzowane. Jednak największe zmiany czekają przedsiębiorców w 2023 roku, gdy posługiwanie się systemem przestanie być opcją, a stanie się obowiązkiem. W poniższym artykule przedstawiamy garść najważniejszych informacji na ten temat. Sprawdź, co się zmieni kwestii wystawiania faktur od następnego roku.
Czym są faktury ustrukturyzowane?
Jest to rodzaj faktury w wersji elektronicznej, która posiada zgodną z przepisami formę oraz odpowiednie dane. Ma ona jednolity wygląd, dzięki czemu łatwo odnaleźć w niej interesujące nas dane oraz je interpretować. Cyfrowy format, w jakim zapisane są faktury ustrukturyzowane powinien także dawać możliwość automatycznego przetwarzania zawartych w nich informacji. Warto dodać, że odbiorca faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF (o którym więcej poniżej) będzie musiał najpierw zaakceptować taką operację.
Co to KSeF?
Jego rozbudowana nazwa to Krajowy System eFaktur. Jest to poniekąd wynik postępującej cyfryzacji, która z roku na rok rozwija się coraz bardziej dotykając kolejne obszary naszego życia. Głównymi zadaniami KSeF-u są:
- wystawianie oraz odbieranie faktur ustrukturyzowanych,
- archiwizowanie tej dokumentacji.
Jest to jeden ze sposobów walki Ministerstwa Finansów z wyłudzeniami oraz tzw. “szarą strefą”. Stanie się tak, ponieważ właściciel firmy nie będzie mógł przesyłać swoim klientom faktur, np. pocztą elektroniczną, a jedynie poprzez KSeF, który będzie weryfikować poprawność dokumentu zgodnie z określoną w przepisach strukturą i formą.
Jak będzie działać KSeF?
Przebieg procesu w systemie jest bardzo prosty. Przedsiębiorca wystawia fakturę we własnym systemie księgowym, a potem przesyła ją na platformę KSeF. Następnie dokument jest weryfikowany pod kątem zgodności z przyjętym przez przepisy wzorem. Jeśli sprawdzenie przebiegnie pomyślnie taka faktura ustrukturyzowana jest udostępniana jej adresatowi. Ten po akcepcie odbioru ma możliwość pobrania jej za pomocą własnego konta w systemie KSeF.
Zalety korzystanie z KSeF
Jak zostało wspomniane już na wstępie – od 2023 roku korzystanie z KSeF stanie się obligatoryjne, co niewątpliwie wiąże się ze zmianami dla wielu przedsiębiorców. Zwykle jakiekolwiek modyfikacje nie są przyjmowane ciepło przez większość społeczeństwa, dlatego warto w tym miejscu opowiedzieć nieco o korzyściach płynących ze zmian czekających nas już w kolejnym roku.
Po pierwsze, dzięki digitalizacji faktur następuje redukcja kosztów przedsiębiorstwa związana z zakupem papieru i eksploatacją drukarek, kserokopiarek, itp. Za sprawą rezygnacji z papierowej formy jesteśmy w stanie sporo zaoszczędzić w skali roku czy nawet miesiąca. Warto tutaj wspomnieć, że faktury ustrukturyzowane generowane w KSeF będą jedną z dozwolonych form potwierdzania transakcji (obok papierowych oraz elektronicznych). Inną zaletą korzystania z Krajowego Systemu eFaktur jest zmniejszenie się ilości wprowadzanych korekt, dzięki automatycznemu sprawdzaniu danych. Znika także problem związany z częstymi wymówkami odbiorców w stylu “Nadal nie otrzymaliśmy dokumentów” – faktury ustrukturyzowane w KSeF automatycznie otrzymują status odebranej.
