Odpowiednia organizacja czasu jest istotna, szczególnie w pracy. Żeby pracownicy byli efektywni, a firma działała sprawnie, zacząć należy od harmonogramu.
Co musi znaleźć się w harmonogramie czasu pracy
Harmonogram czasu pracy to jedna z podstaw organizacji pracy. Nie obejmuje on tylko i wyłącznie grafiku przedstawiającego o której, kto ma zgłosić się do pracy. Harmonogram to również rozpiska urlopów, szkoleń, dni wolnych od pracy – ujmuje on w indywidualny sposób rozkład całościowy czasu pracy dla pracownika lub grupy pracowników.
Jakie elementy powinien zawierać harmonogram czasu pracy? Dni robocze i dni wolne, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w konkretne dni wraz z wymiarem czasu pracy. Muszą się w nim także znaleźć urlopy, odpoczynki tygodniowe i odpoczynki dobowe, zgodne z obowiązującymi przepisami. Harmonogram musi być ułożony tak, aby pracownik miał wolną niedzielę przynajmniej raz na cztery tygodnie, a system pracy zmianowej był oparty na przepisach.
Pamiętajmy, że czym innym jest harmonogram czasu pracy, a czym innym – ewidencja. Ma ona być ułatwieniem dla pracodawcy, pomóc mu na przykład przy wyliczaniu urlopów czy wynagrodzeń poszczególnych pracowników.
Ewidencja czasu pracy – jak prowadzić ją efektywnie w firmie? Najlepiej robić to online, z użyciem dostępnych na rynku narzędzi. Dzięki temu nie zgubimy dokumentacji, a prowadzenie ewidencji stanie się zdecydowanie bardziej zorganizowane.
Jak stworzyć harmonogram czasu pracy w firmie
Tworzenie harmonogramu czasu pracy w firmie zacząć należy od określenia ilości godzin, którą pracownicy muszą przepracować w danym okresie rozliczeniowym. Jak mówi kodeks pracy, żeby dokonać takiego wyliczenia, normę tygodniową (40 godzin) pomnożyć należy przez liczbę pełnych tygodni okresu rozliczeniowego. Do tej sumy dodać należy iloczyn normy dobowej i dni, które jeszcze pozostały do końca okresu rozliczeniowego w czasie od poniedziałku do piątku oraz wynik pomniejszyć o wszystkie święta, które przypadają na dni inne niż niedziela. Warto korzystać z dostępnych narzędzi, które ułatwiają proces planowania i pozwalają bardziej go zautomatyzować.
Dopinając harmonogram warto pamiętać, że pracownik musi mieć odpowiednie przerwy między kolejnymi dniami pracy. Zasadą jest tak zwana doba pracownicza, czyli 24 godziny między rozpoczęciem pracy w kolejnych dniach. Trochę inaczej sprawa ma się w przypadku pracy na zmiany, ale i tu przerwa między zakończeniem pracy, a rozpoczęciem jej następnego dnia jest jasno określona przepisami – wynosi 11 godzin.
Ważne jest też zaplanowanie urlopów. Pracownik ma prawo do nieprzerwanego urlopu w czasie roku, trwającego 14 dni. To znaczy, że nie można mu uniemożliwić raz w przeciągu roku wzięcia wolnego na 2 tygodnie, nastepujące jeden po drugim. Tak długa nieobecność ma duże znaczenie dla pracy w firmie, dlatego trzeb brać to pod uwagę.
Harmonogram należy pracownikom przekazać co najmniej na tydzień przed okresem jego obowiązywania.
Dopinając harmonogram czasu pracy warto mieć na uwadze, że zdarzają się sytuacje losowe, nieprzewidziane. Pracownicy chorują, biorą L4 (ma to szczególnie dużą wagę w czasie pandemii), biorą wolne na opiekę na dzieckiem czy urlop na żądanie, którego nie możemy im odmówić. Warto tak zarządzać zespołem, żeby z góry założyć, że takie sytuacje będą miały miejsce i powinniśmy mieć zapewnione zastępstwo za nieobecnego pracownika, albo umiejętnie rozdzielić pracę między osoby, które są na stanowisku pracy.
