Już niebawem każde przedsiębiorstwo czeka konieczność zaadaptowania się do nowych realiów i wyzwań w polskim systemie fakturowania. Wiążą się one z obowiązkową obsługą KSeF i faktur ustrukturyzowanych. Rewolucja technologiczna, zmiany w przepisach podatkowych i organizacji pracy mogą okazać się problematyczne zwłaszcza dla firm, które do tej pory nie podjęły działań przystosowawczych. Sprawdź, jak warto wesprzeć proces wdrożenia faktur ustrukturyzowanych w dużych przedsiębiorstwach.
Czym są KSeF i faktury ustrukturyzowane?
KSeF (Krajowy System e-Fakturowania) to cyfrowa platforma umożliwiająca elektroniczne wystawianie i odbieranie faktur w formacie ustrukturyzowanym (u-faktur). W przeciwieństwie do tradycyjnych dokumentów papierowych czy PDF-ów wyróżniają się one ściśle określoną strukturą danych, ułatwiającą ich przetwarzanie i archiwizacje.
Faktury ustrukturyzowane mają w pełni cyfrowy format XML. Rozumiany jest on jako uporządkowana, jednoznaczna informacja cyfrowa. Ich powszechne wdrożenie ma na celu nie tylko usprawnienie obecnych procesów fakturowania, ale i zwiększenie transparentności transakcji.
Obowiązkowy KSeF 2024 – korzyści i zagrożenia dla firm
Już niebawem KSeF i faktury ustrukturyzowane staną się rozwiązaniem obligatoryjnym. Oznacza to, że obowiązek wystawiania takich dokumentów oraz ich przesyłania do Krajowego Systemu e-Fakturowania zostanie nałożony na wszystkich polskich przedsiębiorców:
- zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT,
- zwolnionych z tego podatku,
- posiadających NIP i figurujących jako podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS.
Dla „VAT-owców” KSeF stanie się obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku, a od 1 stycznia 2025 roku – dla podatników zwolnionych z VAT. Każda firma będzie musiała dostosować swoje systemy do nowych wymogów. Może się to okazać szczególnym wyzwaniem dla dużych organizacji, które każdego dnia obsługują pokaźne liczby dokumentów. Zwłaszcza jeśli opierały się do tej pory na tradycyjnych metodach fakturowania.
Podstawową intencją wdrożenia KSeF ma być przyspieszenie transakcji oraz ich transparentność, a zatem również procesów związanych z finalizowaniem zamówień oraz płatności. Obowiązek wiąże się też z automatyzacją procesów fakturowania, redukcją błędów czy skuteczniejszą ochroną dokumentacji.
Pierwotnie obowiązkowy KSeF miał wejść w życie już na początku 2024 roku. Procesy wdrożeniowe okazały się na tyle skomplikowane, że termin należało wydłużyć. Nie zmienia to faktu, że firmom, które zignorują nadchodzące zmiany lub podejdą do nich niewłaściwie, grożą poważne konsekwencje, włącznie z karami finansowymi.
Skuteczne wsparcie procesu wdrożenia faktur ustrukturyzowanych w dużej firmie
Szczególnie duże przedsiębiorstwa powinny rozpocząć przygotowania jak najszybciej, analizując swoje obecne systemy i strategicznie planując adaptację do fakturowej rewolucji. W tym kontekście warto sięgnąć po dedykowane wsparcie. Oferuje je np. Infinite, czyli jeden z rodzimych liderów cyfrowej transformacji i obiegu dokumentów. Firma specjalizuje się w dostarczaniu rozwiązań IT dla biznesu.
Infinite jest producentem i dystrybutorem oprogramowania EDI umożliwiającego błyskawiczną integrację środowiska firmowego z KSeF. Dzięki niemu przesyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem rządowej platformy staje się nie tylko możliwe i sprawne, ale i transparentne oraz zgodne z najnowszymi regulacjami prawnymi. Rozwiązania Infinite sprawdzają się w każdej branży, niezależnie od skali działalności. Dostawca oferuje kompleksową obsługę oraz wsparcie procesów wdrożeniowych poparte doświadczeniem blisko 200 specjalistów z różnych dziedzin, ponad 3500 zadowolonych klientów oraz faktem i ponad 20-letnim doświadczeniem w tworzeniu technologii.
Nie warto czekać i dać się zaskoczyć obowiązkowemu KSeF. Jeśli zarządzasz dużą firmą albo korporacją, to Twoje przedsiębiorstwo powinno rozpocząć przygotowania już teraz. Najlepiej zacząć od przemyślanej strategii i sięgając po solidne, dedykowane wsparcie. Pozwoli Ci to nie tylko uniknąć komplikacji, ale i właściwie zaadaptować do potrzeb Twojego przedsiębiorstwa.
