Praca z firmową dokumentacją to spore wyzwanie dla każdej współczesnej firmy. Jej właściwa organizacja pozwala przyspieszyć działalność operacyjną przedsiębiorstwa, usprawnić podejmowanie decyzji oraz skierować uwagę pracowników ku istotniejszym z punktu widzenia rozwoju firmy celom. Jednym ze szczególnie wartych wdrożenia usprawnień w tym zakresie jest elektroniczny obieg dokumentów – innowacyjna koncepcja prowadząca wprost do stworzenia paperless office, czyli biura bez papieru.
Na czym opiera się koncepcja elektronicznego obiegu dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów powstał specjalnie z myślą o wszystkich firmach pracujących dotychczas w oparciu o dokumentację papierową. Tradycyjny obieg dokumentów jest rozwiązaniem zdecydowanie zbyt mało efektywnym, z czego zdaje sobie sprawę każdy przedsiębiorca. Jego organizacja zabiera bowiem sporo czasu i zasobów finansowych i niesie za sobą szereg wyzwań – w tym m. in. ryzyko utraty dokumentów, ich zniszczenia, pominięcia czy też udostępniania znajdujących się na nich poufnych danych nieuprawnionym osobom. Nic więc dziwnego, że konieczne stało się znalezienie alternatywnego rozwiązania.
Takim rozwiązaniem okazał się elektroniczny obieg dokumentów, który nie bez powodu świeci prawdziwe trumfy we współczesnym świecie biznesu. Zakłada on digitalizację, czyli przekształcenie z postaci analogowej (papierowej) do formy cyfrowej większości dokumentów w firmie. Umożliwia w ten sposób stworzenie paperless office, czyli biura bez papieru, którego praca opiera się głównie na elektronicznej dokumentacji zgromadzonej w cyfrowym archiwum. Elektroniczne zasoby są zebrane w jednym miejscu w chmurze lub na firmowych serwerach, a pracę w oparciu o nie umożliwiają dedykowane systemy zarządzania dokumentami.
System zarządzania dokumentami w elektronicznym obiegu dokumentów
Praca z dokumentacją elektroniczną jest szybka, intuicyjna oraz bezbłędna. System zarządzania dokumentami to nowoczesne oprogramowanie informatyczne dla biznesu, które pozwala na wykonywanie praktycznie wszystkich czynności związanych z organizacją elektronicznych obiegów dokumentów w firmie. Za jego pomocą możliwe jest m. in. automatyczne przekierowywanie poszczególnych dokumentów do wyznaczonych użytkowników, kontrolowanie ścieżek dostępów oraz rejestrowanie wprowadzanych zmian i modyfikacji. System DMS ułatwia także wdrażanie potrzebnych optymalizacji i pozwala na wyeliminowanie tzw. bottle necks, co z kolei wpisuje się w dążenie do tzw. process excellence obiegu dokumentów w firmie.
Z wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów wiążą się także nie mniej istotne korzyści materialne – dzięki niemu firmy nie muszą już bowiem utrzymywać fizycznego archiwum oraz ponosić kosztów związanych z etatami pracowników odpowiedzialnych za zarządzanie nim, ograniczają wydatki związane z zakupem materiałów papierniczych. Wreszcie, dzięki istotnemu zmniejszeniu zużycia papieru oraz materiałów do drukowania, firma może skutecznie realizować oraz promować wizerunek proekologicznego przedsiębiorstwa, zyskując tym samym większe uznanie w oczach klientów, partnerów biznesowych oraz własnych pracowników.
